Généralement, les fêtes de fin d’année sont une période festive et chaleureuse. Alors, il est toujours de bon ton d’organiser des évènements pour renforcer la cohésion au sein de l’équipe et favoriser la sociabilité. Toutefois, pour la réussite d’un tel projet, il faudra faire une planification précise. Quelles sont les actions à prévoir pour une bonne planification ?
Choisir la date
La première étape à savoir à propos de l’organisation des fêtes de fin d’année pour bien les préparer, c’est la date idéale. Il est nécessaire de sélectionner une date et un moment qui conviennent à la majorité des membres de l’équipe.
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En termes pratiques, cela signifie que l’événement doit se tenir avant la période des vacances. Ainsi, chaque membre est susceptible d’être disponible pour ce moment de partage. Il est à noter que l’organisateur doit consulter les collègues avant toute décision.
Penser au lieu
À part la date, le choix du lieu importe aussi, car il doit être adapté à la taille de l’entreprise et aux nombres de personnes à inviter. En l’espèce, l’entreprise peut opter pour :
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- une salle de réception lorsque l’événement doit être privé et regrouper uniquement les partenaires de la société ;
- un restaurant quand le moment est juste convivial et sans aucun protocole ;
- les locaux si le but est juste de mettre dans l’ambiance des fêtes.
Le seul point important, c’est de rendre le lieu accessible à tous les employés. Ainsi, quel que soit la localisation ou l’emplacement du lieu en question, tous les employés pourront participer.
Prévoir le budget adéquat
La préparation des fêtes de fin d’année en entreprise nécessite un budget précis. En tant qu’équipe organisatrice, il faut déterminer combien d’argent il est possible d’allouer au compte de l’événement. Pour cela, l’organisateur doit notamment tenir compte :
- de la location de l’emplacement ;
- de la nourriture ;
- des boissons à consommer ;
- de la décoration à mettre en place;
- des activités à pratiquer le jour venu.
Il faut savoir que l’établissement d’un budget clair est une garantie pour mieux gérer les dépenses et éviter toute surprise.
La décoration et l’ambiance
Les fêtes de fin d’année sont l’occasion parfaite pour instaurer une atmosphère festive. En thème principal, il est conseillé d’utiliser des décorations de Noël, des lumières scintillantes, et des couleurs festives pour transformer l’espace. En outre, la musique de saison peut aussi contribuer à créer une ambiance agréable.
Le menu et les boissons
La nourriture et les boissons jouent un rôle essentiel dans la réussite des fêtes de fin d’année en entreprise. C’est la raison pour laquelle l’organisateur doit proposer un menu varié afin d’intégrer la préférence de tous les employés. Pour rappel, il y a plusieurs options de régimes alimentaires.
Les activités et les divertissements
Pour rendre l’événement mémorable, l’entreprise doit aussi prévoir des activités pour divertir les participants. Entre jeux, concours, discours de remerciement ou des photomatons, il y a une variété incroyable d’offres qu’il peut être possible de mettre en place.
La communication interne
Pour assurer la réussite de l’événement, il est surtout essentiel de communiquer les détails à tous les employés. Ici, l’astuce est d’utiliser des e-mails, des affiches, ou des outils de communication internes pour informer tout le monde. Plus les informations sont accessibles et claires, plus l’équipe entière sera prédisposée à participer.
